L'information sur une forme de papier est peu utile jusqu'à ce qu'elle soit convertie en format électronique et au moment agie. Se développer en spirales des volumes de données est une question commune dans une croissance ferme. Retarde en raison du traitement des données peut également effectuer la satisfaction de client menant à une perte de clients, qui pourraient avoir un effet à long terme négatif sur des revenus et la croissance. Le plus, les coûts globaux de gestion des données augmentent de manière significative. Le coût de manutention de documents vient environ à 6% à 15% de tout le revenu d'une compagnie. Environ 85% de tout le document archivé ne laisse jamais son document de classement.
Les formes traitant dans l'associé global commence par la conversion du papier ou d'autres documents dans des images digitalisées. Ces images peuvent être facilement organisées et rapidement recherchées, classées et archivées. Quand des dossiers sont balayés ou électroniquement convertis chez VServe, une copie numérique de haute résolution est stockée sur une commande dure ou un disque optique. Les calibres, ou les fiches électroniques, peuvent avoir l'information attachée à eux, tels que l'auteur, le numéro de référence, la date créée, ou les mots clés. Des dossiers peuvent être regardés, imprimés, partagés et encore stockés. L'accès à ces documents dépend du niveau de la sécurité que l'interface gestionnaire a assigné à l'utilisateur.
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